Au courant des derniers mois, j’ai eu la chance d'assister et d’observer plusieurs rencontres collaboratives au sein des écoles. La structure des rencontres s’avère efficace lorsqu’il y a une distribution des rôles dans les équipes.
L’établissement des rôles permet de clarifier les responsabilités de chacun et d’assurer l'efficacité de la rencontre.
Il y a trois fonctions principales à l’utilisation des rôles:
- Créer un environnement de leadership partagé
- Favoriser l’engagement de l’équipe dans la structure et le processus de rencontre afin d’en assurer l’efficacité
- Inciter la participation active des membres en assumant leur rôle respectif
Voici quelques rôles possibles pour vos rencontres collaboratives:
- Facilitateur: Cette personne est responsable d’assurer le bon déroulement et l’orientation de la rencontre. Elle voit à ce que la structure et le processus établis soient respectés.
- Gardien du temps: Le gardien du temps s’assure de l'efficacité de la rencontre ainsi que de faire respecter le temps alloué aux discussions.
- Secrétaire: La tâche de cette personne est de prendre les notes et les actions à mettre en place dans les documents appropriés et de le faire parvenir à tous les membres de l’équipe.
- Coupeur de parole: La personne assumant ce rôle voit à ce que les conversations restent centrées sur l’objectif et dirigées vers l’action. Il oriente la discussion sur l’action en demandant Oui, mais qu’allons-nous faire?”
Voici des cartes de rôles que vous pouvez imprimer et distribuer lors de vos rencontres. En ayant les cartes de rôles en main, les participants pourront se rappeler leurs tâches et rester concentrés sur celles-ci.
Parfois, les équipes choisissent de mettre en place d’autres rôles afin de répondre à différents besoins de leur équipe. Dans le document suivant, “possibilités de rôles pour les rencontres” , vous trouverez des idées que vous pouvez utiliser selon votre contexte.
